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Die KIS-News Nachhaltigkeit

Hier finden Sie die Inhalte unserer Experten-Infos und darüber hinausgehende Informationen.

Vortrag KIS-Experten

Die Produkte rund um Papier, Bürobedarf und Schreibwaren stehen vom 25. – 28. Januar 2014 im Mittelpunkt der paperworld in Frankfurt. Für Ausstellern aus aller Welt ist die internationale Leitmesse nicht nur ihr Top-Ordertermin, auch zahlreiche Produktneuheiten, Preisverleihungen, Trendareale und Events machen sie gleichzeitig zur weltgrößten Plattform für Neuheiten. Auf Einladung des Bundesverbandes für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME, Frankfurt) werden Herr Roland Mayer von der KIS GmbH und Herr Christian Maurer von der IHK Würzburg am 27.01.2014 um 15.00 Uhr einen Vortrag halten. Thema des Vortrages in Halle 4.0 Saal Europa ist "Managed Print Services": • Was verbirgt sich hinter MPS? • Kostenvorteile • Nutzen für die Verwaltung Im Anschluss lädt Sie der BME zum Vertiefen der Vertragsthemen am Round Table im Dialog mit den Referenten ein. Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier.

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Managed Print Service

So setzen sich die Druckkosten häufig zusammen (in Prozent).

MPS – So bekommen Sie die Druckkosten (endlich) in den Griff Eine Studie der International Data Corporation (IDC), dem weltweit führenden Anbieter von Marktinformationen, Beratungsdienstleistungen sowie Veranstaltungen auf dem Gebiet der Informationstechnologie und der Telekommunikation, hat schonungslos offengelegt, was viele Verantwortliche in Unternehmen und Organisationen sehr wahrscheinlich immer schon geahnt haben: 20 Prozent der gedruckten Seiten werden noch am gleichen Tag weggeworfen und 90 Prozent der befragten Managerinnen und Manager haben häufig nur die sichtbaren Kosten im Blick – dummerweise sind lediglich 30 - 40 Prozent der gesamten Druckkosten sichtbare Kosten. Die reinen Hardwarekosten eines Druckers oder eines Multifunktionsgerätes betragen nur zwischen fünf und 20 Prozent der Gesamtkosten des Systems. Die restlichen 80 - 95 Prozent entfallen auf direkte anwendungsbezogene Verbrauchskosten – unter anderem für Toner, Strom oder Papier – und auf indirekte Kosten. Die entstehen beispielsweise durch Wartung, Reparaturen, Administration oder Schulungen. Kostentreiber in diesem komplexen Gefüge sind in der Regel heterogene Gerätelandschaften, ineffiziente Supportstrukturen, ein dezentral organisierter Einkauf, schlechte Einkaufskonditionen, unkoordiniertes Verbrauchsmaterialmanagement, ein hoher administrativer Aufwand sowie zu viele Störungen durch veraltete Systeme. Allein schon diese Aufzählung macht sehr deutlich, dass dem Problem „Druckkosten“ mit Bordmitteln und Bauchgefühl nicht beizukommen ist. Hier setzt MPS an – ein professioneller Managed Print Service. Erbracht wird dieser beispielsweise von Geräteherstellern, von IT-Häusern oder von Software-Anbietern. Der Service ist allerdings meist herstellerabhängig und nur wenige Dienstleister bieten ‒ wie die KIS-Experten ‒ unabhängige Beratung an. Wie stiefmütterlich das Thema insgesamt immer noch behandelt wird, zeigte sich deutlich Ende September in Stuttgart auf der diesjährigen DMS Expo, wo kaum MPS-Anbieter mit eigenen Ständen vertreten waren. Dabei macht MPS nicht nur die Druck- Infrastruktur in Unternehmen und Organisationen sowie deren Gesamtkosten transparent, entwickelt auf dieser Basis optimierte Prozesse und Lösungen und implementiert sowie überwacht diese dann auch. MPS ermöglicht ebenso deutliche Effizienzgewinne im Bereich des Dokumentenmanagements. Dort reicht das Anwendungsspektrum von vereinfachten oder automatisierten digitalen Dokumentenprozessen über elektronische Archive bis hin zu automatisierten Geschäftsprozessen. Stand früher bei der Kostenbetrachtung im Druckbereich vor allem die Hardware im Mittelpunkt ‒ so ist es heute das einzelne Dokument. Ein Paradigmenwechsel, der professionell gemanagt werden muss. Auch darüber wird KIS-Experte Roland Mayer in seinem Best-Practice-Vortrag berichten, den er auf Einladung des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. am 27. Januar 2014 auf der Paperworld in Frankfurt am Main halten wird. MPS zahlt sich ausDie tatsächlichen Druckkosten in Unternehmen und Organisationen lassen sich durch MPS insgesamt um rund ein Drittel reduzieren: 10 % Optimierung der Infrastruktur15 % Managen der Infrastrukturumgebung75 % Verbesserung der Arbeitsprozesse

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Druckkosten senken

Unterschiedliche Erwartungen bestimmen den MPS-ProzessSicherlich werden sich alle Beteiligten in einem Unternehmen oder einer Organisation schnell darüber einig sein, dass es sinnvoll ist, die Druckkosten in den Griff zu bekommen und dabei auch noch zu senken. Doch diese Einigkeit darf nicht darüber hinwegtäuschen, dass im Laufe des Optimierungsprozesses unterschiedliche Erwartungen beachtet, ausbalanciert und unter einen Hut gebracht werden müssen, um am Ende zu einem guten und nachhaltigen Ergebnis zu kommen. Erwartungen, die leider nicht immer offen geäußert werden und die auch darum MPS-Projekte erschweren können. Dazu einige Beispiele: Die Geschäftsleitung ist in der Regel primär daran interessiert, dass alle Verbesserungspotenziale ausgeschöpft, Ressourcen optimal eingesetzt und Kosten reduziert werden. Darüber hinaus wird eine störungsfreie Einführung neuer Systeme und Verfahren erwartet. Für Nutzer stehen eher kurze Laufwege, eine verlässliche Verfügbarkeit sowie ein einheitliches sowie einfaches Bedienkonzept im Mittelpunkt. Sie halten mittlerweile Umwelteigenschaften für besonders wichtig – beispielsweise geringe Geräusch- und Feinstaubemissionen. Nutzer erwarten heute aber auch immer mehr neue mobile Bedienungsvarianten – so die Möglichkeit, Druckaufträge mittels Smartphone oder Tablet zu versenden. Administratoren erhoffen sich eine geringe Störanfälligkeit, für sie müssen die Systeme einfach sowie zentral administrierbar und leicht zu warten sein. Auch Sicherheitsaspekte sind für diese Gruppe besonders wichtig, sie favorisiert harmonisierte Systemparks. Darüber hinaus erwarten Administratoren eine zuverlässige „Middleware“, die zum Beispiel an einem Helpdesk intelligente Verfahren zur Fehleranalyse und -dokumentation bereithält und Störungen, Zählerstände und erforderliche Tonerbestellungen automatisch meldet. Für den Einkauf stehen geringe Druckkosten ganz oben auf der Liste der Erwartungen. Der Einkauf verfolgt meist eine kurz- bis mittelfristige, nachfrageorientierte Strategie und ist häufig mit der Situation konfrontiert, schnell auf interne Anfragen reagieren zu müssen. Auch darum sind für die Beteiligten aus diesem Bereich flexible Verträge mit „Bausteinen“, die bei Bedarf zu- oder weggebucht werden können, besonders wichtig. Schließlich haben auch Lieferanten Erwartungen, die allerdings oftmals von einem immer noch eher traditionellen Rollenverständnis geprägt werden. Viele Lieferanten haben den Wandel vom Vertriebler zum Berater für prozessorientierte Lösungen noch nicht vollzogen. Sie favorisieren darum weiterhin den Verkauf beziehungsweise das Leasing von Hardware und Verbrauchsmaterial sowie eine Reihe ergänzender Serviceleistungen und tun sich häufig schwer, den veränderten Anforderungen an sie gerecht zu werden.

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Entscheidungshilfe

Auch bei Beratern klaffen Schein und Sein bisweilen auseinander. Denn was diese oft mit komplizierten, großartig klingenden Präsentationen verkaufen und versprechen, können sie nicht immer halten. Es ist also ganz wie in anderen Bereichen – auch bei der Auswahl von Beratern ist Vorsicht geboten. Um an dieser Stelle Sicherheit zu gewinnen und um der Gefahr vorzubeugen, den Verlockungen einer „Verkaufsverpackung“ zu erliegen, sollten Sie sich zunächst einige grundlegende Fragen wie die folgenden stellen: Welche Ziele soll die Beratung haben? Welche Aufgaben ergeben sich daraus? Welche Schritte sind erforderlich, um diese Aufgaben zu erfüllen? Wer aus dem Unternehmen soll/kann das Beratungsprojekt begleiten? Welcher Budgetrahmen steht für das Beratungsprojekt bereit? Welche Anforderungen muss der Berater erfüllen? Insbesondere bei der letzten Frage lohnt es sich, vor einer Auftragserteilung sehr genau hinzuschauen. Denn eine gute Beratung erfordert nicht nur Fachwissen und Erfahrung. Gefragt sind auch eine Reihe wesentlicher so genannter extrafunktionaler Kompetenzen. Dazu zählen: Analyse-Kompetenz Problemlöse-Kompetenz Umsetzungs-Kompetenz (fachlich, methodisch, sozial, psychologisch). Klären Sie vor dem Abschluss eines Beratungsvertrages in einem grundsätzlich kostenlosen Vorgespräch alle Fragen mit jedem Einzelnen, der von Ihnen ausgewählten Berater und recherchieren Sie gründlich deren Expertise. Vertrauen Sie nicht vorgefertigten Referenzschreiben und -listen sondern nehmen Sie den Hörer in die Hand, rufen die angegebenen Referenzkunden an und erkundigen sich persönlich. Um sie in dem nicht ganz einfachen Prozess der Auswahl eines Beraters ganz praktisch zu unterstützen, haben wir eine detaillierte Checkliste für sie zusammengestellt. Eine Checkliste, mit der sie keine wichtige Frage auslassen, die ihnen Bewertungskriterien sowie Entscheidungshilfen an die Hand gibt und die unsere Kunden und Interessenten kostenfrei unter office@kis-experten.de anfordern können.

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Berge & Meer Touristik GmbH

Aus der PraxisBerge & Meer Touristik GmbH Auch die Berge & Meer Touristik GmbH in Rengsdorf ließ sich von KIS-Experten bei der Ausschreibung eines „All-in-Mietvertrages“ neuer Druck- und Multifunktionssysteme sowie einer modernen Software unterstützen. Bei diesem Projekt spielten zum einen natürlich die üblichen technischen Spezifikationen der Geräte sowie die MPS-Fähigkeit der Software eine Rolle. Wichtig war aber auch, dass der Zugang zu allen Systemen über die Eingabe von Benutzernamen/Kostenstelle und Passwort und optional zu einem späteren Zeitpunkt auch mittels einer Chip-Karte geregelt sein sollte. An allen Geräten musste darum der Einbau entsprechender Erfassungssysteme bereits vorgesehen werden. „Wir wurden von den KIS-Experten sehr gut beraten, individuell betreut und hatten mit ihnen Ansprechpartner, die sich ausgezeichnet auf unsere Vorstellungen und Wünsche einstellen konnten“, betont Michael Schneider, Leiter Zentrale Dienste des Unternehmens. „Wir können uns gut vorstellen, bei einem anderen Projekt an diese erfolgreiche Zusammenarbeit anzuknüpfen.“

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Landkreis Regensburg

Für den Landkreis Regensburg begleiteten KIS-Experten Ausschreibung und Vergabe eines mehrjährigen Mietvertrages über Lieferung, Installation sowie den Full-Sevice moderner Multifunktionssysteme zum Drucken und Kopieren. Als Einsatzorte der Geräte waren das Landratsamt sowie insgesamt sieben Schulen des Landkreises vorgegeben. „Für uns war äußerst wichtig, dass das gesamte Verfahren VOL-konform abgelaufen ist,“ betont Petra Grimm, stellvertretende Sachgebietsleiterin bei der Regensburger Kreisfinanzverwaltung. „Wir wurden während des gesamten Prozesses kompetent beraten und fachlich unterstützt und eine Rechnungsprüfung danach hat die hohe Professionalität des Verfahrens explizit bestätigt.“ Auch Details wurden professionell angegangen: „Durch die mit unserem Kunden vereinbarte Gewichtung der Bewertungskriterien sind sowohl ökologische als auch energetische Aspekte deutlich spürbar in die Entscheidung eingeflossen“, berichtet KIS-Senior Partner Siegfried Röhl. Positiv sind natürlich auch die monatlichen finanziellen Einsparungen von mehr als 15 Prozent im Landratsamt Regensburg sowie knapp 21 Prozent in den Schulen des Kreises.

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Xerox übernimmt Inkjet-Spezialisten Impika

Das französische Unternehmen Impika entwickelt, produziert und vertreibt Rolle-zu-Rolle-Inkjet-Systeme, die auf Drop on Demand (DoD), einer  patentierten piezoelektrischen Tintenstrahltechnologie, basieren. Neben Papier können auch Folien bedruckt werden. Die Franzosen bieten ein Portfolio an eigenentwickelten, wasserbasierten Inkjet-Drucksystemen, zu denen vor allem zwei Serien gehören: - Die iPrint-Serie umfasst Endlos-Farbdrucksysteme für Transaktions- und Transpromodruck, Direct Mailings, Buch-, Zeitungs- oder Zeitschriftendruck - Die iPress-Serie, hierzu gehören Digitaldrucksysteme für den Markt der grafischen Industrie Mit der Impika-Übernahme will Jeffrey Jacobson, President Xerox Graphic Communications Operations, sicherstellen, dass Xerox im Markt für industrielle Inkjet-Systeme nicht abgehängt wird. „Xerox stärkt dadurch seine Führungsposition und verfügt nun über das breiteste Portfolio der Branche“, heißt es in der Xerox-Mitteilung. Die Amerikaner haben in den vergangenen Jahren viel Geld in die Entwicklung der Festtinte investiert, um eine Alternative zur Lasertechnik zu schaffen und auf dieser Basis Office-Geräte wie die ColorQube-Serie oder Industriemaschinen wie die CiPress-Serie zu entwickeln. CiPress aber steht in direktem Wettbewerb mit den iPrint-Systemen der Franzosen. Es bleibt daher abzuwarten, ob sich Xerox den Luxus leisten wird, an der Festtinte festzuhalten. Fazit: Alle namhaften Hersteller haben zwischenzeitlich neben Lasersystemen auch Neuentwicklungen bei Tintensystemen im Produktportfolio. Sie versuchen damit die seit 01.01.13 gültigen Vorgaben des neuen Blauen Engel (RAL UZ 171) für Bürogeräte mit Druckfunktion zu erfüllen. Diese Vorgaben werden von den meisten Lasersystemen derzeit leider nicht eingehalten.

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Der Blaue Engel wird sauberer

Erstmals Grenzwerte für Feinstaub-Emission festgelegt. Das Gesundheitsrisiko durch Feinstaub bei Bürogeräten mit Druckfunktion wird seit Jahren diskutiert. Das Erstaunliche: Für das Umweltzeichen Blauer Engel existierte dafür bislang noch kein Grenzwert. Dass Feinstaub krank machen kann, belegt ein Fall aus Niedersachsen. Das Justizministerium ließ 2012 landesweit über 4.000 Laserdrucker wegen Verletzung des allgemein gültigen Feinstaub-Grenzwertes austauschen, da drei Mitarbeiter an Krebs erkrankt waren. Nun hat das Umweltbundesamt eine neue Vergabegrundlage für den Blauen Engel (RAL-UZ 171) erarbeitet, die seit 1. Januar 2013 gilt. Laut dieser erhalten nur noch Bürogeräte mit Druckfunktion das Siegel, wenn die Feinstaubemission den Prüfwert (3,5 x 1011 Partikel/10 Minuten) nicht überschreitet. Zudem gelten strenge Ansprüche an die recyclinggerechte Konstruktion und die verwendeten Wertstoffe.   70 Prozent der Geräte fallen durch In punkto Emission wurde für nicht identifizierte Einzelsubstanzen (VOC) ein Maximalwert von 0,9 mg pro Stunde festgesetzt, die Grenzwerte für flüchtige organische Stoffe gelten weiterhin. Unverändert ist auch die Lärmobergrenze von 75 dB. Experten schätzen, dass 70 Prozent der derzeit installierten Geräte die neuen Vorgaben nicht erfüllen. Um Herstellern und Handel den Übergang zu erleichtern, gilt für die alte Vergabegrundlage eine Übergangsregelung bis Jahresende.   Grenzwerte reichen nicht aus Zu bedenken bleibt: Die neuen Feinstaub-Grenzwerte gelten nur für Tischgeräte. Auch der Wert für den Geräuschpegel liegt mit 75 dB immer noch viel zu hoch. Hersteller müssen laut RAL-UZ 171 in der Bedienungsanleitung lediglich den Hinweis aufnehmen: „Bürogeräte mit einem LWAd >63 dB sind nicht zum Einsatz in Räumen geeignet, in denen überwiegend geistige Tätigkeiten verrichtet werden. Diese Geräte sollen (...) in separaten Räumen aufgestellt werden.“ Bei Neuanschaffungen sollten daher neben Energieverbrauch auch die Emissionswerte für Staub und Lärm sowie Ozon und Wärme berücksichtigt werden. Das schont die Umwelt und die Gesundheit der Mitarbeiter.

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