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Die KIS-News Gebäudereinigung

Hier finden Sie die Inhalte unserer Experten-Infos und darüber hinausgehende Informationen.

EU-weite Ausschreibung von Reinigung

Referenzschreiben der Stadtverwaltung Karlstadt: "Die Stadt Karlstadt hat Ihr Unternehmen in 2016 beauftragt, eine europaweite Ausschreibung der Gebäude- und Glasreinigung verschiedener Liegenschaften durchzuführen. Folgende Punkte Ihrer Projektarbeit möchten wir ganz besonders hervorheben: - Prüfung und Aufbereitung der vorhandenen Unterlagen- Erstellen der Kalkulationsdaten für die Unterhalts-, Glasreinigung und der Stundenverrechnungssätze- Entwicklung der Leistungsverzeichnissse und technischen Vorgaben- Begehung der Reinigungsobjekte, Interview der Ansprechpartner (Hausmeister)- Abstimmung des Zeit- und Projektplanes mit allen relevanten Terminen (Bekanntmachung, Submission,   Auswertungsphase, Vergabevorschlag, Entscheidungsgremium, Zuschlagserteilung, Start der neuen Verträge etc.)- Verfassen aller formalen Ausschreibungsdokumente (Vergabe-, Bewerbungs- und Vertragsbedingungen,   Angebotsschreiben, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Nachweise, Eigenerklärungen, Verpflichtungserklärungen   etc.)- Steuerung der gesamten Vergabe über ein Portal (Deutsche e-Vergabe) inkl. Bekanntmachung, Hochladen aller   Vergabeunterlagen und Bieterkommunikation- Auswertung und Prüfung aller Angebote auf der Grundlage des Vergaberechts und des GWB- Präsentation des Ausschreibungsergebnisses und der Vergabeempfehlung vor unserem Entscheidungsgremium Für die kompetente und freundliche Zusammenarbeit bedanken wir uns bei Ihnen ganz herzlich. Als Referenz stehen wir sehr gerne zur Verfügung."

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Rechtssichere EU-weite Ausschreibung

Referenzschreiben der Universität Bayreuth: "Die Universität Bayreuth beabsichtigte im Jahr 2016 eine europaweite Ausschreibung der Gebäudereinigung (Unterhalts- und Glasreinigung) aller Liegenschaften (Campus, Dependancen im Stadtkreis Bayreuth und angemietete Objekte im Landkreis) durchzuführen. Die bewirtschafteten Flächen belaufen sich auf ca. 165.000 qm. Die Ausschreibungsunterlagen wurden von Ihren Experten in enger Abstimmung mit der Zentralen Technik unseres Hauses erstellt und der Prozess anschließend vergabe- und ausschreibungstechnisch begleitet. Folgende Punkte unserer Zusammenarbeit möchten wir ganz besonders hervorheben: - Bei der Erstellung der Unterlagen war es zwingend erforderlich, dass die Erfordernisse unseres CAFM-Systems   Berücksichtigung fanden und hier eine problemlose Integration des Themas Reinigung möglich war. Die sich hieraus   ergebenden Anforderungen wurden von Ihren Experten vorbildlich eingearbeitet und umgesetzt. - Die Ausschreibung wurde nach dem neuen Vergaberecht durchgeführt. Das Know How Ihres Unternehmens war   speziell in diesem Punkt äußerst hilfreich. - Die gesamte Ausschreibung verlief absolut reibungslos. Mit dem Ergebnis sind wir äußerst zufrieden. - Wann immer während des gesamten Prozesses von unserer Seite eine Frage, ein Wunsch, eine Anregung oder   ähnliches auftauchte, waren alle Beteiligten Ihres Hauses kurzfristig erreichbar und jederzeit im Thema. Alle   Punkte wurden immer schnell geklärt bzw. bearbeitet. Die Erreichbarkeit und Kommunikation war vorbildlich. - Auch die aktuell noch laufende Implementierungsphase gestaltet sich problemlos. Auch hier und ganz sicher auch   in den vereinbarten, noch anstehenden Qualitätsaudits ist die Unterstützung Ihrer Experten wirklich   außerordentlich hilfreich und wird von uns sehr geschätzt. Für diese stets offene, konstruktive und freundliche Zusammenarbeit möchten wir uns bei Ihnen herzlich bedanken. Als Referenz stehen wir Ihnen jederzeit sehr gerne zur Verfügung."

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Keine Ausschreibung erforderlich durch KIS-Gutachten

Referenzschreiben der Stadt Regen: "Die Stadt Regen beabsichtigte, die externen Reinigungsleistungen für die städtischen Liegenschaften (Unterhalts- und Glasreinigung) neu auszuschreiben. Die Stadt Regen hat Ihr Unternehmen beauftragt, uns bei dieser Ausschreibung zu unterstützen und diese rechtssicher durchzuführen. Entscheidende Argumente für die Beauftragung Ihres Unternehmens waren von unserer Seite das dargestellte risikolose Modell einer erfolgsabhängigen Honorierung und andererseits auch die von Ihnen nachgewiesene Erfahrung mit derartigen Ausschreibungen. Nach Prüfung der vorhandenen Unterlagen zur Gebäudereinigung in den Liegenschaften der Stadt Regen (Verträge, Preise, Revierpläne, Reinigungsrhythmen, etc.) kamen Sie zu dem Ergebnis, dass bei einer Neuausschreibung der gesamten Reinigungsleistungen gegenüber dem derzeitigen Zustand mit Mehrkosten zu rechnen ist und diese somit aus wirtschaftlichen Gründen nicht zu empfehlen ist. Ihre Einschätzung haben wir im Stadtrat Regen zur Kenntnis gegeben, woraufhin sich der Stadtrat Regen gegen eine Neuausschreibung der Gebäudereinigungsleistungen aussprach. Ihren Abschlussbericht haben wir auch der Rechtsaufsichtsbehörde zukommen lassen. In Absprache mit der Rechtsaufsichtsbehörde wurde vonseiten der Stadt Regen daraufhin die Entscheidung herbeigeführt, auf eine Neuausschreibung der Reinigungsleistungen aufgrund zu erwartender erheblicher Mehrkosten zu verzichten. Ihre Analyse wurde nach Bereitstellung der Unterlagen schnell und kompetent erstellt. Aufgrund Ihrer Ergebnisanalyse, wonach bei einer Neuausschreibung kein Einsparpotential erzielt werden kann, wurde das Projekt letztlich einvernehmlich ohne Honorarvergütung für Ihr Unternehmen beendet. Die Kommunikation und Kooperation war jederzeit vertrauensvoll und partnerschaftlich. Eine Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen können wir uneingeschränkt empfehlen."

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Transparenz schaffen

Referenzschreiben der Gemeinde Havixbeck: "Im November 2014 beauftragte die Gemeinde Havixbeck die KIS GmbH mit der Optimierung der Kosten im Bereich der Gebäudereinigung im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung der Gebäudereinigung nach VOL/A-EG. KIS erhielt den Auftrag, den gesamten Kostenbereich zu analysieren, Transparenz zu schaffen und zu optimieren. Besonders hervorheben möchten wir folgende Punkte:- Die vorbildliche Durchführung der VOL/A-EG konformen Ausschreibung- Die stets zielstrebige Projektleitung und partnerschaftliche Zusammenarbeit- Die äußerst kompetente Abwicklung des Projekts Die von KIS entwickelten Rahmenbedingungen stellen eine ausgezeichnete Basis für künftige Aufgaben des Gebäudemanagements der Gemeinde Havixbeck dar. Die Gemeinde Havixbeck realisierte durch die Beratung und Betreuung der Ausschreibung, auch nach Beginn der Reinigungsarbeiten, gute Einsparungen bei der Gebäudereinigung und dies ohne Qualitätsverlust. Wir empfehlen KIS uneingeschränkt gerne weiter." 

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Optimierung der Gebäudereinigung

Referenzschreiben der herzberger bäckerei in Fulda: "Die herzberger bäckerei GmbH ist eine der größten Bio-Bäckereien Europas und steht seit 1992 für hochwertige Bio-Backwaren. Das gesamte Sortiment an Brot, Kleingebäck und Feingebäck wird in einer Sortimentsauswahl ökologisch herstellt. Im Januar 2016 haben wir die KIS GmbH beauftragt, die Gebäudereinigung neu auszuschreiben. Ziel war es, unter Beachtung der lebensmittelrelevanten Qualitätsstandards die Kosten zu optimieren. Die fachliche Unterstützung Ihres Experten bei- Erstellung sämtlicher Ausschreibungsunterlagen, inkl. Leistungsverzeichnis, Kalkulationsblättern,   Angebotsblankett, Kalkulation der Stundenverrechnungssätze- Auswahl von kompetenten Dienstleistern mit Referenzen in der lebensmittelverarbeitenden Industrie- formelle, sachliche, fachliche und rechnerische Überprüfung, Auswertung der Angebote- Überprüfung der Stundenverrechnungssätze auf Einhaltung der gesetzlichen und tariflichen Bedingungen   (Stichwort: Mindestlohn, Arbeitnehmerentsendegesetz)- Erarbeitung einer Vergabeempfehlung- Aufbereitung und Präsentation des Ausschreibungsergebnisses- Moderation der Vergabegespräche war sehr professionell. Unser Ziel wurde in vollem Umfang erreicht, wobei anzumerken ist, dass wir die erreichte Kostenreduzierung nicht erwartet haben. Insbesondere betonen wir, dass die Zusammenarbeit mit Ihrem Hause nicht nur von hoher Professionalität, sondern auch von Partnerschaft und Fairness geprägt war.  Wir sind sehr zufrieden, bei weiteren Projekten ist eine Zusammenarbeit mit KIS geplant. Als Referenz stehen wir jederzeit sehr gerne zur Verfügung."

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Gebäudereinigung...

Referenzschreiben des Landratsamts Kulmbach: "Im Jahr 2015 beauftragten wir Sie im Bereich Gebäudereinigung mit folgenden Aufgaben: 1. Beratung bei der Durchführung einer europaweiten Ausschreibung Gebäudereinigung für die weiterführenden     Schulen des Landkreises Kulmbach. 2. Analyse und Optimierung von Abläufen der mit eigenen Kräften durchgeführten Reinigung der Verwaltungsgebäude des Landkreises Kulmbach.  Unsere Erfahrungen möchten wir kurz wie folgt zusammenfassen: Zu 1: Für den Landkreis standen vor allem die Werterhaltung und die spezifischen Anforderungen in den einzelnen Objekten im Vordergrund. Besonderes Augenmerk legten wir auch auf eine gute und nachhaltige Reinigungsqualität. Durch ihre Beratungstätigkeit konnten optimierte Lösungen gefunden werden, die unseren Vorgaben gerecht wurden und trotz des hohen qualitativen Anspruchs noch spürbare Kostensenkungen mit sich brachten. Hierbei möchten wir vor allem die von ihnen vorgegebenen und in der Kalkulation des Dienstleisters eingesetzen Rahmenbedingungen und Parameter erwähnen. Die bisherigen Erfahrungen mit dem aufgrund der Ausschreibung neu beauftragten Dienstleister zeigen, dass selbst mit den erzielten Kosteneinsparungen ein gutes und der Ausschreibung bzw. Vergabe entsprechendes Reinigungsergebnis dauerhaft möglich ist. Zu 2: Zielsetzung hier war es, mit Hilfe Ihrer Analyse Vorschläge und Anhaltspunkte zu erhalten, die dazu dienen sollten, die Abläufe unserer Eigenreinigung zu optimieren. Insbesondere folgende Aufgaben wurden bearbeitet:- Fachlich qualifizierte Beurteilung der Reinigungsqualität- Überprüfung der eingesetzten Reinigungsgeräte, Reinigungsmittel (Chemie), Materialien und Maschinen- Aufnahme der Reinigungsabläufe, der Reviereinteilung und des Leistungsumfanges- Aufdecken von Schwachstellen und Erarbeitung von realistischen Lösungen- Aufzeigen von Optimierungspotenzial- Kostenvergleich (Gegenüberstellung) bei eventueller Fremddienstleistung- Fazit und Vorschläge zur weiteren Vorgehensweise Wir können Ihnen sehr gerne bestätigen, dass die Ergebnisse Ihrer Analyse und die daraus abgeleiteten Vorschläge ganz wesentlich dazu beigetragen haben, unsere Eigenreinigung besser zu strukturieren und somit auch zu optimieren. Aktuelle Überlegungen hinsichtlich einer Ausweitung unserer Zusammenarbeit auf andere Kostenbereiche gibt es bei uns bereits. Als Referenz stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung."

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Kompetente Unterstützung

Referenzschreiben der Stadt Kitzingen: "Ihr Büro war für die Stadt Kitzingen in der Bestandsaufnahme der wartungspflichtigen Anlagen in städtischen Gebäuden tätig. Ihr Experte hat die Aufgabe sehr kompetent und umfassend bewältigt, die Zusammenarbeit mit ihm war sehr angenehm. Wir sind mit der geleisteten Arbeit nun in der Lage, unseren neu gebildeten Fachbereich Zentrales Gebäudemanagement durch die Ausschreibung und Bündelung der Wartungsarbeiten einen großen Schritt nach vorne zu bringen. Eine weitere Zusammenarbeit mit Ihrer Firma würden wir sehr gegrüßen."

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Rechtssichere Ausschreibung

Referenzschreiben: "Als Ergebnis ihrer Beratungstätigkeit möchten wir festhalten, dass eine rechtssichere Ausschreibung durchgeführt wurde und dabei eine sehr interessante wirtschaftliche Optimierung erzielt werden konnte. Einen Punkt möchten wir noch ganz besonders hervorheben. Die von Ihnen versprochene Betreuung nach der Ausschreibung hat tatsächlich auch so stattgefunden. So erkundigten Sie sich nicht nur regelmäßig danach, ob die Reinigung vom Dienstleister zu unserer Zufriedenheit durchgeführt wird, sondern standen auch zu Gesprächen mit dem Dienstleister, in denen Anfangsschwierigkeiten und Nachjustierungen in den Abläufen besprochen wurden, stets zur Verfügung. Die Betreuung vor, während und nach der Ausschreibung war zu jeder Zeit gegeben. Wir können die Zusammenarbeit mit Ihnen jederzeit empfehlen und stehen als Referenz sehr gerne zur Verfügung."

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