KIS – Erfolgsbilanz Referenzen Office

Erfolgsbeispiele

Wir sind die Experten für Office-Kosten.

Die Office-Kosten dieser Unternehmen haben wir bereits nachhaltig gesenkt.

Zeitgemäße Faxlösungen mit modernen Multifunktionssystemen

Die Telekom stellt in 2018 die Analogtechnik ein. Durch „Voice over IP“ soll eine schnellere und kostengünstigere Datenübertragung ermöglicht werden.

Für Unternehmen gilt es jetzt, sich möglichst budget- und ressourceneffizient auf den Umstieg vorzubereiten. Dies betrifft u. a. auch die Fax-Kommunikation: Die herkömmlichen analogen Faxgeräte müssen ausgemustert und auf ein vergleichbares IP-Produkt umgestellt werden. Dies bedeutet zusätzliche Kosten und administrativen Aufwand.

Eine kostengünstige Alternative bieten digitale Faxlösungen z.B. mit Multifunktionsgeräten. Die Installation eines Faxservers ist ohne große Eingriffe in Ihre IT-Infrastruktur möglich. Der Einsatz von TAE-Dosen, die bei analog bzw. ISDN-Geräten benötigt werden entfällt. Jedes Multifunktionsgerät (MFP) könnte zukünftig über eine Software auch als Fax genutzt werden. Dadurch können unnötige Kosten eingespart werden.

Ausgehende Faxe müssen nur noch eingescannt und über die Software versandt werden. Eingehende Faxe landen direkt auf dem PC eines Mitarbeiters oder können auf Wunsch über ein separates Ausgabefach direkt am MFP ausgedruckt werden.

Gerne unterstützen Sie unsere Experten bei der Auswahl einer wirtschaftlich sinnvollen Faxlösung. Mehr Infos unter www.kis-experten.de

Optimierung laufender Verträge durch KIS-Experten

Referenzschreiben der SchmitterGroup AG:

"In den zurückliegenden Jahren haben wir die KIS GmbH mit der Analyse und Optimierung mehrerer Kostenbereiche unserer Firmengruppe, u.a. Transportkosten und Wartung TGA beauftragt. Bei beiden Projekten wurden durch Ihre professionelle Projektarbeit Kostenreduzierungen und auch organisatorische Vorteile erreicht.

Aufgrund der sehr positiven Erfahrungen haben wir in 2016 die KIS GmbH beauftragt, auch den Bereich Kopieren und Drucken zu optimieren unter der Prämisse, dass der derzeitige Mietvertrag noch eine Restlaufzeit bis in das Jahr 2020 aufweist.

Ihr Experte konnte auf dem Verhandlungswege mit dem bestehenden Lieferanten für die zurückliegende Laufzeit eine nennenswerte Gutschrift und für die weiteren Monate eine Reduzierung der Miete erreichen.

Die partnerschaftliche Projektarbeit hat uns dazu bewegt, nach Beendigung des laufenden Mietvertrages durch die KIS GmbH eine lieferantenneutrale Neuausschreibung dieses Bereichs durchführen zu lassen.

Als Referenz stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung."

Multifunktionssysteme: Datensicherheit und Druckqualität

Referenzschreiben des Landratsamtes Neustadt a.d. Waldnaab:

"Die KIS GmbH wurde vom Landkreis Neustadt a.d. Waldnaab beauftragt, eine Ausschreibung für einen Mietvertrag inklusive Full-Service zur Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen sowie Software national auszuschreiben und die Auswertung vorzunehmen.

Zur Ermittlung des Bedarfs und zur Definition der optimalen Leistungsklassen inkl. Zubehör pro Stellplatz fasste KIS zunächst alle Systeme, Preise, Kopier- bzw. Druckvolumen, Zählerstände, Zubehör und Standorte zusammen und diskutierte die Ergebnisse bei einem Vororttermin. Im Anschluss daran wurden seitens KIS die Ausschreibungsunterlagen erstellt, die Ausschreibung durchgeführt, die Ergebnisse von KIS ausgewertet und eine Vergabeempfehlung erstellt, der der Landkreis auch gefolgt ist.

Zudem konnten weitere interessante, nicht monetäre Regelungen, z.B. zu Themen wie Datensicherheit oder Druckqualität vereinbart werden. Ihre im Laufe der Projektarbeit gemachten Anregungen und Hinweise waren immer interessant und teilweise auch für uns neu und hilfreich.

Die von hoher Professionalität gekennzeichnete Zusammenarbeit war zu jedem Zeitpunkt absolut problemlos, vertrauensvoll und partnerschaftlich.

Wir bedanken uns für die geleistete Arbeit und empfehlen Sie gerne weiter."

Realisierung von Einsparungen ohne Lieferantenwechsel

Referenzschreiben der SE-BLUSEN STENAU GmbH:

"Während bei den Telefongebühren keine Potenziale möglich waren erzielte KIS in den anderen Kostenbereichen sehr gute Ergebnisse.

Kopieren/Drucken:
Mit dem bestehenden Lieferanten wurden verbesserte, marktgerechte Vertragskonditionen und positive Vertragsbestandteile vereinbart. Die kurzfristige realisierte Einsparung lag mit 37% außergewöhnlich hoch.

Fracht-/Kurier-/Paket-/Expressdienste (KEP):
Im Projekt hat KIS mit ihren Experten unsere Anforderungen fachgerecht analysiert und mögliche Alternativen maßgeschneidert entwickelt. Im Mittelpunkt stand immer der größtmögliche Nutzen für SE-Blusen STENAU. Qualitäts-, Kosten- und Terminaspekte hatten die KIS-Experten stets im Blick.

Auch hier konnten signifikante Einsparungen mit einer Preisgarantie von 18 Monaten ohne einen Wechsel der Logistikdienstleister erzielt werden. Dies obwohl mit DPD erst im Vorjahr eine Preisreduzierung um 8% vereinbart wurde. Die Umsetzung erfolgte schnell und reibungslos.

KIS hat nicht nur Potenziale aufgezeigt, sondern auch die Umsetzung kompetent begleitet.

Wir danken für die vertrauensvolle, partnerschaftliche Zusammenarbeit und empfehlen KIS gerne weiter." 

Ausschreibungen ohne Bieterfragen ... Wie macht man das?

Referenzschreiben der Stadt Bad Dürrheim:

"Sie haben uns bei der Ausschreibung eines Mietvertrages zur Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen inkl. Software und Full-Service professionell unterstützt.

Dazu zählten die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen inkl. der technischen System- und Softwareanforderungen, Preisblatt und Wertungsmatrix sowie die Veröffentlichung und der Versand der Vergabeunterlagen an die Bieter. Außerdem wurde von Ihnen die komplette Auswertung der eingegangenen Angebote übernommen und eine Vergabeempfehlung ausgesprochen. Diese wurde auch so umgesetzt."Sie haben uns bei der Ausschreibung eines Mietvertrages zur Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen inkl. Software

Hervorzuheben ist, dass keine einzige Bieterfrage einging und die Vergabe aufgrund der ausgezeichneten Ausschreibungsunterlagen vollkommen problemlos verlief.

Auch nach der Inbetriebnahme der Systeme und Software steht KIS uns bei Rückfragen qualifiziert zur Verfügung.

Die KIS GmbH können wir jederzeit weiterempfehlen."

Fleet-Management-Lösung für LBS Nord.

Referenzschreiben der LBS Norddeutsche Landesbausparkasse:

"Bereits im April 2009 hat uns die KIS GmbH bei der Optimierung der Druckkosten unserer Bausparkasse unterstützt und steht uns seitdem mit fachlicher Beratung zur Seite. Im Jahr 2016 erfolgte eine erneute Beauftragung Ihres Unternehmens zur Durchführung einer Neuausschreibung eines Fleet-Managements für Druck- und Multifunktionssysteme der LBS Nord.

Gemeinsam mit den Projektverantwortlichen der LBS Nord wurden die aktuellen Anforderungen definiert, die Ausschreibung vorbereitet und die eingegangenen Angebote auf Basis der zuvor abgestimmten Bewertungsmatrix ausgewertet. Dadurch konnte der wirtschaftlichste Bieter ermittelt und beauftragt werden.

Durch die Unterstützung der KIS GmbH konnten trotz Straffung des Sortiments die LBS-Rahmenvertragskonditionen gesenkt und zusätzliche Einsparungen erzielt werden.

Wir schätzen die professionelle Projektarbeit der KIS GmbH sowie die besonderen Kenntnisse des Marktes der KIS-Experten sehr und empfehlen Ihr Unternehmen gerne uneingeschränkt weiter."

Optimierung laufender Verträge ohne Ausschreibung

Referenzschreiben der Verbandsgemeinde Wonnegau:

"Wir bedanken uns, dass Sie uns bei der Optimierung unserer Verträge für Druck- und Multifunktionssysteme fachkundig unterstützt haben.

Die Verträge hatten bisher unterschiedliche Laufzeiten. Durch eine freihändige Vergabe konnte durch KIS mit dem bestehenden Lieferanten eine einheitliche Vertragslaufzeit mit zum Teil neuen Geräten und günstigeren Konditionen abgeschlossen werden. Hierdurch wird unser Verwaltungsaufwand in den kommenden Jahren erheblich reduziert. Zudem können wir nun am Ende der Vertragslaufzeit alle Systeme im Pool ausschreiben.

Von den professionellen Vergabeunterlagen der KIS wird die Verbandsgemeinde während der gesamten Laufzeit der neu abgeschlossenen Verträge profitieren.

Die Betreuung durch KIS lässt keine Wünsche offen. Wir können KIS uneingeschränkt weiterempfehlen."

EU-weite Ausschreibung von Multifunktionssystemen und Software

Referenzschreiben für die VOL/A-Ausschreibung von Multifunktionssystemen für das Schulverwaltungsamt der Stadt Landshut:

"Die Stadt Landshut - Schulverwaltungsamt - beauftragte die KIS GmbH, eine öffentliche Ausschreibung von Multifunktionssystemen sowie Software für die Landshuter Schulen in der Trägerschaft der Stadt Landshut nach § 3 EG (1) VOL/A durchzuführen und eine Auswertung vorzunehmen.

Durch die professionelle Beratung und der vorbildlichen Durchführung einer VOL/A konformen Ausschreibung, erzielten wir mit geringem eigenen Zeitaufwand ein hervorragenden Ergebnis.

Wir bedanken uns für die erfolgreiche und partnerschaftliche Zusammenarbeit und empfehlen die 
Leistungen der KIS GmbH sehr gerne weiter."

Umstellung auf Neusysteme ohne Störung der Arbeitsabläufe

Referenzsschreiben der Gemeinde Rossdorf:

"Sie haben uns bei einer öffentlichen Ausschreibung für die Neubeschaffung von Druck- und Multifunktionssystemen fachkundig unterstützt. In enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen unserer Gemeinde wurde der zukünftige Bedarf ermittelt und durch Sie die umfänglichen Vergabeunterlagen, inkl. Bewertungsmatrizen, erstellt.

Nach Auswertung der Angebote fiel die Vergabeempfehlung für den wirtschaftlichsten Bieter auf einen regionalen Händler. Aufgrund der von KIS erstellten Vergabeunterlagen mussten wir, erfreulicherweise nach der Zuschlagserteilung, keine weiteren Leasing- bzw. Wartungsverträge des neuen Lieferanten akzeptieren.

Besonders hervorheben möchten wir auch, dass die Umstellung auf die neuen Systeme problemlos und ohne Störung der Arbeitsabläufe in unserer Gemeinde verlief.

Wir danken Ihnen für Ihre Beratung und kompetente Durchführung unseres Vergabeverfahrens. Mit ihrer Dienstleistung waren wir sehr zufrieden und empfehlen Sie uneingeschränkt und jederzeit weiter."

Arbeitsabläufe effizienter gestalten mit Multifunktionssystemen

Referenzschreiben der Stadt Homburg:

"Wir hatten die KIS beauftragt, uns bei einer Ausschreibung eines Mietvertrages zur Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen inkl. Software und Full-Service zu unterstützen.

KIS übernahm in Abstimmung mit uns die Erstellung der kompletten Ausschreibungsunterlagen inkl. einer Wertungsmatrix für die Angebotsauswertung. Dabei haben wir besonderen Wert darauf gelegt, dass auch Umweltkriterien berücksichtigt wurden. Auch die Veröffentlichung und der Versand der Unterlagen an die Bieter wurde von KIS übernommen.

Durch die professionellen Vergabeunterlagen gab es nur wenige Bieterrückfragen. Diese wurden von der KIS zügig und beanstandungslos beantwortet.

Auch die Auswertung der Ausschreibung wurde von Ihnen durchgeführt und in einem ausführlichen Ergebnisbericht in unserem Hause präsentiert. Durch den neuen Systempark mit deutlich leistungsfähigeren Geräten und diversen Softwarelösungen können nun viele Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden.

Wir bedanken uns für die kompetente Unterstützung und empfehlen KIS gerne weiter." 

Standortübergreifende TK-Strukturen - Umsetzung und ganzheitliche Beratung

Referenzschreiben der Evangelischen Stiftung Lichtenstern:

"Bei der Neubeschaffung unserer standortübergreifenden TK-Struktur wurden wir sehr kompetent und partnerschaftlich unterstützt.

Durch die langjährige Erfahrung, das technische Know-how, das persönliche Engagement sowie der strukturierten Vorgehensweise war es möglich, eine neue, innovative Lösung und auch einen leistungsstarken Integrator zu finden. Die betriebswirtschaftlichen Vorteile sowohl in der Beschaffung als auch während der Vertragslaufzeit haben uns zusätzlich überzeugt.

Für Ihre Unterstützung und der ganzheitlichen Begleitung des Projektes von der Konzeptfindung und -erstellung bis einschließlich der Umsetzung danken wir Ihnen sehr.

Ihr Unternehmen empfehlen wir gerne weiter und stehen als Referenz zur Verfügung."

Zeitressourcen schonen - EU-weite Ausschreibung Output-Management

Referenzschreiben des Vorstandes der Bezirkskliniken Schwaben:

"In Vorbereitung einer EU·weiten Ausschreibung unserer Druck- und Kopiersysteme in der Region Mitte übernahm KIS die Ermittlung der aktuellen Situation und definierte in enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen unserer Einrichtungen den zukünftigen Bedarf. Während der Ausschreibung, d.h. in den Phasen der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Veröffentlichung und die Klärung von Bieterfragen wurde der weit überwiegende Teil der Arbeit von KIS übernommen, sodass von uns wenig Aufwand erforderlich war.

Ihre klar strukturierte Auswertung der Ausschreibung inklusive Vergabeempfehlung und die in der Auswertung enthaltene umfangreiche Dokumentation des Verfahrens ermöglichte es uns, innerhalb kurzer Zeit unter Kenntnis aller relevanten Daten unsere Entscheidung für den von Ihnen vorgeschlagenen wirtschaftlichsten Bieter zu treffen.

Die von KIS vorbereiteten Schreiben an die Bieter, denen der Zuschlag nicht erteilt werden konnte, führten zu keinerlei Einwänden oder Rügen.

Wir bedanken uns für die fachkundige Beratung und kompetente Durchführung unseres Vergabeverfahrens sowie die weitere Bereitschaft auch nach Implementierung der Drucksysteme für Rückfragen jederzeit zur Verfügung zu stehen.

Wir können somit Ihre Dienstleistung gerne weiter empfehlen."

Optimierung Versicherungsleistungen

Referenzschreiben der Stadt Rehau:

"Im Februar 2016 hatten wir Sie beauftragt, die Versicherungen der Stadt Rehau betriebswirtschaftlich und fachlich zu überprüfen. Dabei sollte das Augenmerk neben einer angestrebten betriebswirtschaftlichen Optimierung auch auf die Angemessenheit des Gesamt-Versicherungskonzeptes und die versicherungstechnischen Inhalte gelegt werden.

Als Fazit unserer Zusammenarbeit können wir festhalten, dass die unabhängige Überprüfung unserer Versicherung durch Ihr Haus einen erheblichen Mehrwert mit sich gebracht hat. Eine unabhängige, externe Überprüfung der aktuellen Versicherungen durch Ihre Experten können wir daher uneingeschränkt empfehlen."

Optimierung von Brandmeldeanlagen mit Expertenwissen

Referenzschreiben der Stadt Cham:

"Im März 2016 wurden Sie von uns mit der fachlichen und betriebswirtschaftlichen Überprüfung und Optimierung der bestehenden Wartungs- und Serviceverträge der Brandmeldeanlagen unserer Liegenschaften beauftragt.

Wir bestätigen Ihnen sehr gerne, dass Ihr Experte die Aufgabenstellung sehr fachkundig und äußerst professionell abgearbeitet hat:

Besonders positiv hervorheben möchten wir folgende Punkte:

- Die Bündelung der Anlagenwartungen auf nur noch zwei Lieferanten, was für uns Vorteile in der Administration und
  Wartungsterminplanung mit sich bringt, sowie damit verbunden die Reduzierung der Rechnungsstellungen.
- Die schnelle und pragmatische Abarbeitung des Themas, so dass wir von den Vorteilen bereits kurzfristig profitieren
  können.

Für die angenehme, vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihrem Experten, möchten wir uns bedanken.

Die Zusammenarbeit mit Ihnen können wir uneingeschränkt empfehlen. Als Referenz stehen wir sehr gerne zur Verfügung."

Wiederholte Beauftragung der KIS GmbH

Referenzschreiben des Landratsamt Unterallgäu:

"Bereits im Jahr 2009 wurde KIS von uns beauftragt, die Kopiersysteme für die Schulen des Landkreises Unterallgäu auszuschreiben. Aufgrund der positiven Erfahrung des damaligen Sachbearbeiters im Landratsamt Unterallgäu mit der KIS beauftragten wir Sie im Jahre 2015 erneut mit der Ausschreibung der Kopiersysteme sowie zusätzlich mit der Ausschreibung der Reinigungsdienstleistungen nach VOL in diesen Schulen.

Gerne bestätigen wir Ihnen daher wieder, dass Ihre Experten uns professionell und fachkundig sowie sicher zur Seite standen. Mit vollster Zufriedenheit blicken wir nun auf die reibungslos und ohne Beanstandungen durchgeführten Ausschreibungen.

Wir möchten uns für ihr erfolgreiches und hilfsbereiten Engagement bedanken und empfehlen eine Beratung durch KIS mit vollstem Vertrauen weiter."

Fachkundige Beratung erfordert gründliche Marktkenntnisse

Referenzschreiben der Gemeinde Poing:

"Wir bedanken uns für Ihre Unterstützung bei der öffentlichen Ausschreibung von Multifunktionssystemen inkl. Full-Service-Vertrag nach VOL/A.

Dienstleistungsumfang waren die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen, die Veröffentlichung, der Versand der Vergabeunterlagen, die Abwicklung von Bieterfragen sowie die Auswertung der Angebote und die Erstellung eines Ergebnisberichtes mit Vergabeempfehlung.

Durch ihre fachkundige Beratung auf der Basis gründlicher Marktkenntnisse, die stets zeitgerechte und zielorientierte Projektarbeit sowie die systematische Unterstützung des Auswahlprozesses konnte eine erhebliche Aufwandsreduzierung im Zusammenhang mit der Auftragsvergabe in unserem Hause erreicht werden. Nicht zuletzt profitieren wir künftig von einer deutlichen Reduzierung der Kosten im Zusammenhang mit Bereitstellung und Betrieb der Multifunktionssysteme.

Wir bedanken uns für Ihre Unterstützung und empfehlen die KIS GmbH gerne weiter."

Erhebliche Kosteneinsparungen

Referenzschreiben der Stadt Oberursel:

"Wir möchten uns dafür bedanken, dass Sie uns bei einer öffentlichen Ausschreibung nach VOL/A von Druck- und Multifunktionssystemen inklusive Software und eines Full-Service-Vertrages fachkundig unterstützt haben.

Sie übernahmen alle wesentlichen Punkte der Ausschreibung wie die Erstellung der Vergabeunterlagen, die Veröffentlichung, den Versand der Unterlagen an die Bieter, die Klärung von Bieterfragen bis hin zur Auswertung und Erstellung eines ausführlichen Ergebnisberichtes mit einer Vergabeempfehlung für den wirtschaftlichsten Bieter.

Auf Grund des Ausschreibungsergebnisses konnten erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.

Positiv zu bewerten ist auch, dass die gekauften Altsysteme durch die Unterstützung von KIS von einem Drittanbieter gegen einen Ablösebetrag übernommen werden konnten.

Wir empfehlen KIS gerne weiter und wünschen Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute und weiterhin viel Erfolg."

Beratung und Optimierung Kopier- und Drucksysteme

Heinrich Kühlmann GmbH & Co. KG bedankt sich für die Zusammenarbeit:

 

"Im vergangenen Jahr haben wir die KIS mit der Kostenanalyse unserer Kopier-/Drucksysteme beauftragt. Aufgrund Ihrer Kenntnisse in diesem Markt, konnten Sie uns versichern, dass eine Reduzierung auch bei laufenden Verträgen möglich sei.

Das Projekt wurde von Ihrem Geschäftsführer, Herrn Roland Mayer, als zuständigen Projektleiter bei der KIS bearbeitet. Wir sind mit den erzielten Ergebnissen mehr als zufrieden. Insbesondere möchten wir folgende Punkte hervorheben:

- Trotz laufender Verträge konnten die Preise mit dem bestehenden Lieferanten deutlich reduziert werden.
- Zusätzlich konnte KIS mit dem Lieferanten für uns wichtige "Vertragszugeständnisse" verhandeln.
- Das Projekt wurde in wenigen Wochen professionell und seriös abgewickelt.

Wir empfehlen KIS uneingeschränkt weiter.

Vielen Dank für die bisherige Zusammenarbeit und weiterhin viel Erfolg."

Rundumservice - auch bei VOL-A Ausschreibungen

Referenzschreiben der Gemeinde Bobenheim-Roxheim:

"Wir dürfen Ihnen auf diesem Wege bestätigen, dass Sie uns umfassend und fachkundig beraten haben.

Besonders hervorheben möchten wir folgende Punkte:
- die vorbildliche Durchführung der VOL-A konformen Ausschreibung
- den geringen zeitlichen Einsatz unseres Hauses
- die Umsetzung der Ergebnisse innerhalb weniger Wochen
- die stets zielstrebige Projektleitung und den partnerschaftlichen Umgang mit unseren Mitarbeitern
- die umfassende Betreuung auch nach der Auftragsvergabe

Wir verfügen jetzt über einen auf unseren Bedarf abgestimmten Systempark für den sich der administrative Aufwand aufgrund des abgeschlossenen Poolvertrags und durch den Einsatz der neuen Softwarelösung auf ein Minimum reduziert hat.

Getreu Ihrem Motto: "Betreuung während der gesamten Vertragslaufzeit der neu abgeschlossenen Lieferantenverträge" unterstützten Sie uns bereits bei der Behebung von kleineren Problemen nach der Systemumstellung.

Ein Überprüfung der ersten Jahresseitenabrechnung haben wir gerade abgeschlossen. Ihr Rundumservice hat uns sehr entlastet und deshalb können wir die Leistungen der KIS uneingeschränkt weiterempfehlen.

Vielen Dank für die bisherige Zusammenarbeit und weiterhin viel Erfolg."

Effiziente Arbeitsabläufe durch Systemoptimierung

Referenzschreiben der IHK Karlsruhe:

"Sie haben uns im Jahr 2015 zum zweiten Mal bei einer öffentlichen Ausschreibung nach VOL/A von Druck- und Multifunktionssystemen inklusive Software und eines Full-Service-Vertrages zur Seite gestanden. Für die wiederholte fachkundige Beratung möchten wir uns sehr bedanken.

Viele Arbeitsabläufe konnten durch den Einsatz leistungsfähiger Systeme sowie einer neuen Softwarelösung zur Verwaltung effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Auch bei unseren Mitarbeitern wurde die neue Systemkonstellation sehr positiv aufgenommen.

Der Zuschlag fiel gemäß der gemeinsam definierten Zuschlagskriterien auf das wirtschaftlichste Angebot. Erfreulicherweise war dies ein Händler aus der Region. Mit dessen Serviceleistungen sind wir sehr zufrieden.

Wir können die Beratungsleistung von KIS nur weiterempfehlen und werden in Zukunft gerne wieder Ihre Unterstützung in Anspruch nehmen."

Hinreichende Fachkompetenzen

 Referenzschreiben:

"Wunschgemäß wird bestätigt, dass die Firma KIS auf Basis eines Festhonorarauftrags mit folgenden Aufgaben von der Stadt Memmingen betraut war:

Erstellung eines herstellerneutralen technischen Leistungsverzeichnisses für Kopier-/Druck-/MFP-Systeme und Software zur Geräteadministration.

Stellplatz-/Geräteanalyse inkl. Vor-Ort-Termin am Schulstandort des Kaufmännischen Berufsbildungszentrum Jakob-Küner.

Der Auftragnehmer zeigte hierbei bei der Unterstützung und Gegenprüfung der von der Stadt Memmingen bereitgestellten Vergabeunterlagen sowie bei der Erstellung einer Bewertungsmatrix zur Angebotsauswertung hinreichende Fachkompetenzen, so dass das Unternehmen für entsprechende Aufgabenstellungen grundsätzlich empfohlen werden kann."

Kompetenz

Referenzschreiben:

"Sie haben mit Ihrem Expertenteam in mehreren Projekten eine professionelle und erfolgreiche Kostenprüfung vorgenommen.

Mit der KIS hatten wir einen zuverlässigen, unabhängigen und kompetenten Partner an unserer Seite.

Hervorzuheben ist das größte Projekt mit der Erweiterung/Migration einer hochschulweiten TK-Lösung. Unsere Anforderung in Bezug auf Beratung und Planung bei der Erweiterung/Migration einer hochschulweiten TK-Lösung wurde durch ihr Expertenteam in jeder Hinsicht erfüllt. In einem anderen Kostenbereich bekamen wir durch Ihren Experten bestätigt, dass wir bereits optimale Bezugskosten haben.

Wir möchten uns für die erfolgreiche Zusammenarbeit bedanken und empfehlen KIS gerne weiter."

KIS attestiert

Referenzschreiben: 

"Die Kliniken des Landkreises Neumarkt i.d.OPf. haben KIS mit der Beratung zur Überprüfung und Optimierung der bestehenden Versicherungsverträge beauftragt.

Die Beratung sollte dazu dienen, die Arbeit unseres langjährigen Maklers objektiv zu beurteilen und Einsparpotentiale aufzuzeigen.

Als Ergebnis der Beratung konnte eine wirtschaftliche Vorgehensweise unseres Maklers attestiert werden. Gleichwohl hat das KIS Parnerbüro weitere Einsparpotentiale im mittleren fünfstelligen Bereich aufgezeigt. In Zusammenarbeit mit unserem Makler konnten wir dieses Einsparpotential nahezu deckungsgleich mit den Prognosen von KIS mittlerweile festschreiben.

Wir bedanken uns sehr herzlich für die angenehme und konstruktive Zusammenarbeit, die wir jederzeit als sehr gut bezeichnen können. Sehr gerne stehen wir Ihnen als Referenz jederzeit zur Verfügung."

Mit Experten Know-How

Das Uniklinikum Regensburg über die Beratungstätigkeit der KIS:

"Aufgrund der immer komplexer werdenenden Anforderungen bei europaweiten Vergabeverfahren, dem steigenden Wettbewerb der potentiellen Bieter und der daraus resultierenden höheren Wahrscheinlichkeit von Nachprüfungsverfahren mit allen damit verbundenen Risiken und Kosten hatten wir uns zur Zusammenarbeit mit der KIS entschlossen.

Ein ganz wesentlicher Faktor war für uns dabei das VOL-Fachwissen der KIS GmbH. [...] Wir hatten von Anfang an Vertrauen in die VOL-Kompetenz der KIS-Experten. Dieses Vertrauen war auch gerechtfertigt. Die Vergabeunterlagen, die relevanten Bewertungskriterien und die Vergabeempfehlung waren so detalliert und konkret, dass von keinem unterlegenen Bieter ein Nachprüfungsverfahren angstrengt wurde und der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot problemlos erteilt werden konnte. Bei eingehenden Bieterfragen war die KIS GmbH zudem stets zuverlässig zur Stelle und konnte alle Fragen zügig, kompetent und transparent beantworten.

Ein weiterer entscheidender Punkt war die ebenfalls garantierte Unabhängigkeit der KIS von Lieferanten und Dienstleistern, die sich nachweislich bewährt hat. Besonders hervorheben möchten wir noch, dass wir mit dem erzielten Ergebnis, das heißt dem ökonomischen Erfolg des Vergabeverfahrens, sehr zufrieden sind. Die erzielten Einsparungen haben unsere Erwartungen übertroffen. Das Know-How der KIS-Experten, das zu diesem Ergebnis verholfen hat, hat uns voll und ganz überzeugt.

Abschließend wollen wir uns ganz herzlich für das klar strukturierte Vorgehen, die Flexibilität bei der Berücksichtigung unserer Anforderungen und die stets freundliche wie sympahtische Zusammenarbeit badanken."

IHK Ausschreibung

Kostenanalyse Kopier-/Druck-/MFP-Systeme, Referenzschreiben der IHK Chemnitz:

"Wir dürfen Ihnen auf diesem Wege bestätigen, dass Sie uns – wie bereits im Jahr 2010 - in dem im Betreff aufgeführten Themenkomplex fachkundig beraten haben und danken Ihnen für die professionelle Unterstützung.

Besonders hervorheben möchten wir folgende Punkte:

- die vorbildliche Durchführung der VOL-A konformen Ausschreibung
- die Umsetzung der Ergebnisse in wenigen Monaten
- die stets zielstrebige Projektleitung und den partnerschaftlichen Umgang mit unseren Mitarbeitern

Wir verfügen nun über einen auf unseren Bedarf abgestimmten Systempark für den sich der administrative Aufwand durch den abgeschlossenen Poolvertrag und die neue Softwarelösung erheblich reduziert hat.

Gerne empfehlen wir die KIS weiter."

EU-weite Ausschreibung

Die Stadt Ingolstadt bedankt sich im Referenzschreiben:

"Da der Vertrag über die Anmietung unserer Multifunktonssysteme endete, war es notwendig, den Vertrag über knapp 400 Geräte neu auszuschreiben.

Die Beschaffungsmaßnahme umfasste die Multifunktionsgeräter der Stadtverwaltung (einschl. Hausdruckerei), der Schulen und Kindertageseinrichtungen sowie der städtischen Tochterunternehmen mit einem Ausgabevolumen von ca. 19 Mio. Seiten pro Jahr.

Die Neuvergabe erfolgte im Rahmen eines EU-weiten "Offenen Verfahrens". Wegen der Komplexität der technischen Leistungsmerkmale als auch des Vergabeverfahrens wurde die Firma KIS mit der Planung und Durchführung der Ausschreibung beauftragt.

Aus der umfangreichen Bestandsaufnahme wurden durch die Firma KIS die Anforderungen für die Ausschreibung entwickelt. Die professionelle Abwicklung in allen Phasen des Projektes war vorbildlich. Neben der optimalen Ausstattung mit neuen, modernen Multifunktionssystemen konnte zusätzlich noch eine beachtliche Kostenreduzierung erreicht werden.

Wir bedanken uns bei der Firma KIS für die gute und überaus angenehme Zusammenarbeit."

Versicherungsleistungen optimieren

Referenzschreiben der Netzsch GmbH:
"Beratung, Überprüfung und Optimierung der aktuellen Versicherungsverträge

[...]
Ziel war es, das weltweite Versicherungskonzept ganzheitlich kritisch zu analysieren und zu überprüfen, die bestehenden
Versicherungen auf Verbesserungsmöglichkeiten hin zu durchforsten und eventuell bestehende
Deckungslücken aufzuzeigen.
Ihre sehr detaillierte Analyse hat einige Punkte aufgezeigt, die wir zukünftig in unsere Überlegungen
einfließen lassen werden. [...]

Die Kompetenz, das Fachwissen und der Marktüberblick Ihrer Experten und Ihr persönlicher Einsatz
haben uns überzeugt. Mit dem Ergebnis, neben unserer angenehmen und engagierten
Zusammenarbeit, sind wir sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit mit Ihrem Hause können wir daher
vorbehaltslos empfehlen."

Zusammenarbeit überzeugt

Das Landratsamt Cham zieht ein Fazit über die Zusammenarbeit:

"Das fachliche Know-How, die freundliche, schnelle Kommunikation und nicht zuletzt die menschliche Komponente, das heißt die "Chemie" in der Zusammenarbeit, alles hat, wie man so schön sagt, gepasst. Selbst anfänglich skeptische Kollegen waren am Ende des Projekts begeistert.

Wir empfehlen die KIS gerne weiter."

Vertragsinhalte verbessert

Referenzschreiben des Einrichtungsverbund Steinhöring:

"[...] Es gelang KIS, das bereits vorliegende Vertragsangebot hinsichtlich der Konditionen und Vertragsinhalte deutlich zu verbessern. Die Verbesserung der Vertragsinhalte bedeuten erhebliche organisatorische Vorteile und gleichzeitig weiteres Einsparpotential.

Wir danken KIS für die kompetente und gute Zusammenarbeit. Ihre Beratungsleistung empfehlen wir gerne uneingeschränkt weiter."

Absolute Rechtssicherheit

Die Technische Hochschule Deggendorf bedankt sich bei KIS:

" [...] Trotz der bereits intensiven und akribischen Vorbereitungen die von uns im Vorfeld der Ausschreibung bereits durchgeführt wurden, wollten wir auf eine Überprüfug dieser erarbeiteten Unterlagen durch Ihre Experten nicht verzichten. Dies geschah insbesondere auch, um die Rechtssicherheit der Ausschreibung zu gewährleisten. Rückwirkend betrachtet eine gute Idee. [...]
 
Trotz eines immens hohen Zeitdrucks ist es Ihnen gelungen eine detaillierte und sicher, aufgrund unserer komplexen Anforderungen, auch sehr anspruchsvolle Ausschreibungsunterlage zu erstellen, die absolut rechtssicher war und somit keinerlei Anlass für Rügen bot. Die Kompetenz sowohl im technischen als auch im Bereich der Vergabevorschriften darf ich hier nochmals besonders hervorheben.
 
Wir haben sehr gerne mit Ihnen gearbeitet und können die Zusammenarbeit uneingeschränkt weiterempfehlen."

Perfekt abgestimmt

Das St.-Marien-Hospital Lünen hat sich ein weiteres Mal von KIS überzeugen lassen:

"Wir dürfen Ihnen auf diesem Wege bestätigen, dass Sie uns erneut bei der Analyse der Kopier-/Druckkosten fachkundig beraten haben und danken Ihnen für die professionelle Verhandlungsführung mit den Lieferanten. [...]

Wir verfügen nun über einen auf unseren Bedarf abgestimmten Systempark für den sich der administrative Aufwand durch den abgeschlossenen Poolvertrag und die neue Softwarelösung auf ein Minimum reduziert hat. 

Gerne empfehlen wir die KIS weiter."

Begleitung seit über zehn Jahren

Der Genossenschaftsverband Neu-Isenburg über die Beratungstätigkeit der KIS:

"Seit über 10 Jahre werden wir von den KIS-Experten in unterschiedlichen Bereichen bestens betreut. Wir konnten in diesen Jahren Einsparpotentiale realisieren, die wir ohne Ihre Experten in dieser Höhe sicherlich nicht erzielt hätten.

Sie und Ihre Kollegen führten fachkundig alle Schritte von der Aufnahme der Ist-Situation über die Durchführung der Ausschreibung bis hin zur professionellen Verhandlungsführung mit den Lieferanten durch. Die kompetente Projektkoordination und -dokumentation ermöglichte es uns, innerhalb kurzer Zeit unter Kenntnis aller relevanten Daten unsere Entscheidungen zu treffen. Besonders hervorheben möchten wir folgende Punkte:

• die Reduzierung der Kosten, teilweise trotz laufender Verträge
• in den meisten Fällen die Beibehaltung bewährter Lieferantenverbindungen
• den stets geringen zeitlichen Input unseres Hauses
• die Begleitung und Umsetzung der Ergebnisse in wenigen Monaten
• die Nachbetreuung über die letzten Jahre

In einigen Kostenbereichen bekamen wir durch Ihre Experten bestätigt, dass wir hier bereits optimale Bezugskosten haben. Auch hier möchten wir die rasche und absolut problemlose Projektdurchführung unterstreichen.

Wir empfehlen Sie und KIS gerne weiter und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit."

Einsparung bei Verbesserung der Inhalte

Referenzschreiben der IHK Wiesbaden:

"Sie haben für uns in den vergangenen zwei Jahren in einigen Teilbereichen eine genaue Angebots- und Vertragsanalyse durchgeführt, jeweils  mit dem Ziel, die Betriebs- und Verwaltungssachkosten in diesen Bereichen zu verringern.

Ihre Expertenteams führten dabei alle Schritte von der Aufnahme der Ist-Situation über die Leistungsbeschreibung bis hin zur professionellen Verhandlungsführung mit den Lieferanten durch.

Im Bereich Kopier- und Drucksysteme konnten neben nennenswerten Einsparungen auch die Vertragsinhalte verbessert werden.

In anderen Kostenbereichen bekamen wir durch Ihre Experten bestätigt, dass wir hier bereits optimale Bezugskosten haben und Einsparungen nur zu Lasten von Qualität und Service gehen würden. Auch hierfür möchten wir uns bedanken.

Wir empfehlen Sie und KIS gerne weiter."

 

Reibungslose Umsetzung

Referenzschreiben der Samtgemeinde Papenteich:

"Ich bedanke mich bei Ihnen sehr herzlich für die kompetente Beratung und Durchführung der og. Ausschreibung [Öffentliche Ausschreibung für die Lieferung und Installation von Multifunktionssystemen inklusive Fuji-Service], bei der auch die Bestimmungen des Nds. Tariftreue- und Vergabegesetzes vom 31.10.2013 ohne Beanstandungen umgesetzt worden sind.

Mit Ihrer Hilfe wurden für die einzelnen Verwaltungsbereiche erneut kostengünstige Lösungen ge­funden.

Sollte in meinem Hause wieder Bedarf an einer Unterstützung bei öffentlichen Ausschreibungen bestehen, werde ich gerne wieder auf Sie zurückkommen."

Kostenoptimierung im Telekommunikationsbereich umgesetzt

Für den Genossenschaftsverband e.V. optimierte KIS alle Bereiche der Telekommunikation. Im Rahmen umfassender Analysen und anschließender Optimierungsmaßnahmen gelang es den Technologie-Experten, eine ganzheitliche Kommunikationslösung für den Genossenschaftsverband zu etablieren. Dadurch können zukünftig nicht nur immense Kosten eingespart, sondern auch Administrationsprozesse zwischen den insgesamt sieben Standorten des Genossenschaftsverbandes erheblich vereinfacht werden. Die Mitarbeiter profitieren in vielen Fällen von einer deutlichen Zeitersparnis.    

Nachdem sich der Genossenschaftsverband e.V. für eine Zusammenarbeit mit KIS entschieden hatte, gestalteten die Experten die operative Umsetzung sowie die Kommunikation mit dem Verband, dessen Verwaltung in Neu-Isenburg bei Frankfurt und in Hannover ansässig sind. „Es ist uns wichtig unseren Kunden ganzheitliche Lösungen anzubieten. Nur so ist es möglich, effektive Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen“, so Harald Agel, KIS-Telekommunikations-Experte. „Daher haben wir für den Genossenschaftsverband sämtliche Bereiche der Telekommunikation analysiert und gezielt optimiert.“

Zu den Beratungsleistungen zählten das Aufzeigen von potentiellen Hardware-Lösungen, die Planung der Kommunikation via Festnetz und Mobilfunk, die einheitliche Einrichtung großer Datenstrecken, aber auch verwaltungstechnische Hilfestellungen wie die Unterstützung bei Vertragsabschlüssen und Rechnungsprüfungen.

Nach der Erstellung eines Anforderungskatalogs und anschließender Ausschreibung mussten sich die eingegangenen Angebote einer intensiven technischen und betriebswirtschaftlichen Analyse der KIS-Technologieberater unterziehen. Der Genossenschaftsverband folgte den Empfehlungen und konnte folglich in allen Bereichen der Telekommunikation Kosten- und Aufwandsoptimierungen erzielen.

In diesem Rahmen wurden die vorhandenen, teils veralteten Insellösungen an den unterschiedlichen Standorten ausgemustert und schrittweise durch eine IP-fähige, zentral administrierbare Kommunikationslösung ersetzt. „Mit Hilfe der KIS-Experten ist es gelungen, die monatlichen Kosten externer Netzbetreiber in den Bereichen Festnetz und Mobilfunk deutlich zu reduzieren“, freut sich Burkhard Kaufhold, Abteilungsleiter IT beim Genossenschaftsverband e.V.. „Nach Ausschreibung und Neuverhandlung mit dem Anbieter für eine Standortvernetzung konnten die laufenden Kosten auch in diesem Bereich erheblich gesenkt werden“, bilanziert er die Beratungsleistung der Experten, die bereits 2003 für den Genossenschaftsverband in Frankfurt sechs Kostenbereiche optimierten. 2010, nach der Fusion mit dem Verband Nord, beauftragte der Verband KIS wiederholt mit der Optimierung diverser Kostenbereiche.

Neutrale und unabhängige Experten überzeugen

Referenzschreiben der Stadt Straubing:

"Die Stadt Straubing hat heuer erstmals Ihr KIS Partnerbüro mit der Beratung zur Überprüfung und Optimierung unserer aktuellen Versicherungsverträge beauftragt. Es war uns nach regel­mäßigen internen Überprüfungen wichtig, die professionelle Unterstützung eines neutralen und unabhängigen Experten in Anspruch zu nehmen.

Als Resümee der stets angenehmen Zusammenarbeit und Erfahrungen mit Ihnen sowie Ihren Versicherungsberatern, der vorgelegten detaillierten Analyse sowie der erzielten Ergebnisse dürfen wir vorbehaltlos feststellen, dass dies die richtige Ent­scheidung war. Die aufgezeigten Einsparpotenziale konnten nahezu vollständig durch Nachverhandlungen bei unserem bisherigen Versicherungspartner realisiert werden. Über die Schlie­ßung von aufgezeigten Deckungslücken werden die zuständigen Gremien in Kürze entscheiden.

Wir empfehlen KIS gerne weiter und wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg."

Risikolose Projektdurchführung

Für die Optimierung der Telekommunikationsanlagen bedankt sich die Luitpoldhütte AG:

"[...] Aus internen Gründen entschlossen wir uns, die Planung der Anlage von unserer IT­-Abteilung mit Unterstützung eines Telekommunikationsanbieters durchzuführen zu lassen.

Obwohl kein Auftrag zur Planung und Beschaffung [einer neuen Telekommunikationsanlage] erteilt wurde, hielt KIS während des gesamten Prozesses den Kontakt zu unserem Haus und schlug vor, dass wir das von uns erzielte Ergebnis auf ein wirtschaftliches Optimierungspotential hin überprüfen lassen könnten. Man würde Jahr für Jahr regelmäßig eine Vielzahl von Planungen und Beschaffungen abwickeln, und aufgrund der daraus resultierenden Marktkenntnisse über die realisierbaren Preise sowie der erzielbaren Skaleneffekten beständen gute Chancen, ein bereits nachverhandeltes Angebot weiter zu optimieren.

Da zwischen KIS und uns vereinbart wurde, dass ein Honorar nur anfalle, wenn eine Optimierung nachweislich (schriftliche Zusage des Lieferanten) erzielt wurde, nahmen wir diesen für uns risikolosen Vorschlag gerne an.

Wir bestätigen hiermit, dass es den KIS-Experten gelungen ist, bei identischer Konfiguration der Telekommunikationsanlage, mit gleicher Hard- und Softwarekonfiguration und dem gleichen Anbieter einen erheblichen Preisnachlass zu erzielen.

Die gemachten Zusagen und unsere daraus resultierenden Erwartungen wurden vollständig erfüllt. Aufgrund unserer positiven Erfahrungen wurde zwischenzeitlich die Zusammenarbeit mit KIS in einem weiteren Kostenbereich vereinbart. 

Wir bedanken uns für die bisherige, stets angenehme und problemlose Zusammenarbeit."

Erfreuliche Einsparung bei Druck- und Kopiersystemen

Erfreuliche Einsparung  bei Druck- und Kopiersystemen

Referenzschreiben der St. Augustinus-Kliniken Neuss:

"Mit KIS als Beratungsunternehmen für die Optimierung von Betriebs- und Verwaltungskosten hatten wir bereits seit einigen Jahren positive Erfahrungen gesammelt.

Daher beauftragten wir Sie, die Kosten für unsere Druck- und Kopiersysteme zu optimieren.

Wir dürfen Ihnen auf diesem Wege bestätigen, dass Sie uns in diesem Themenkomplex fachkundig beraten haben und danken Ihnen für die professionelle Verhandlungsführung mit den Lieferanten.

Besonders hervorheben möchten wir folgende Punkte:

• die Reduzierung der Kosten um über 15 %
• die Beibehaltung der bestehenden Lieferantenverbindungen bei nun erstklassigen Rahmenvertragsbedingungen
• den geringen zeitlichen Einsatz unseres Hauses
• die stets zielstrebige Projektleitung und den partnerschaftlichen Umgang mit unseren Mitarbeitern

Wir verfügen nun über einen auf unseren Bedarf abgestimmten Systempark für den sich der administrative Aufwand durch die neue Softwarelösung auf ein Minimum reduziert hat.

Gerne empfehlen wir die KIS GmbH weiter."

KIS reduziert die Kosten der IHK Rhein-Neckar um über 20%

KIS reduziert die Kosten der IHK Rhein-Neckar um über 20%

Für die Kostenanalyse Kopier-/Druck-/MFP-Systeme bedankt sich die IHK Rhein-Neckar:

"Wir dürfen Ihnen auf diesem Wege bestätigen, dass Sie uns in dem im Betreff aufgeführten Themenkomplex fachkundig beraten haben und danken Ihnen für die professionelle Verhandlungsführung mit den Lieferanten.

Besonders hervorheben möchten wir folgende Punkte:
• die Reduzierung der Kosten um über 20 %
• die Beibehaltung der bestehenden Lieferantenverbindungen
• den geringen zeitlichen Einsatz unseres Hauses
• die Umsetzung der Ergebnisse in wenigen Monaten
• die stets zielstrebige Projektleitung und den partnerschaftlichen Umgang mit unseren Mitarbeitern

Wir verfügen nun über einen auf unseren Bedarf abgestimmten Systempark für den sich der administrative Aufwand durch den abgeschlossenen Poolvertrag und die neue Softwarelösung zur Geräteverwaltung auf ein Minimum reduziert hat.

Gerne empfehlen wir die KIS weiter. Wir werden zukünftig bestimmt noch den einen oder anderen Kostenbereich von Ihren Experten überprüfen lassen."

Honorar nur bei Erfolg

Honorar nur bei Erfolg

Referenzschreiben der Walther-Werke:

"Im Rahmen eines Beratungsauftrages waren Ihre Experten (Frau Eberwein und Herr Schiele) für uns mit der Optimierung der Kosten in den Bereichen Drucksachen  und Logistik betraut. Mit einbezogen in die Untersuchung war auch unsere Tochterfirma Bosecker Verteilerbau Sachsen GmbH in Zittau.

Wir hatten bereits im Vorfeld mit einem anderen Beratungsunternehmen Gespräche geführt, diese sahen nach Durchsicht unserer Unterlagen in beiden Bereichen nur ein geringes Potential für Einsparungen. Daher war es für uns umso erfreulicher, dass die KIS-Experten durchaus lohnenswerte Einsparungen erzielen konnten. Dies war u. a. durch die hervorragenden Marktkenntnisse Ihrer Mitarbeiter möglich.

Besonders hervorheben möchten wir den feinfühligen Umgang der KIS Experten mit einigen unserer kritischen Mitarbeiter. So konnte dieser respektable Erfolg gemeinsam erzielt werden.

Ihr Slogan „Honorar nur bei Erfolg“ hat sich für beide Seiten ausbezahlt. Neben den Sachkosteneinsparungen haben wir eine strukturierte Vorgehensweise erfahren, die uns zukünftig auch in anderen Projekten hilfreich sein wird.

Wir empfehlen KIS gerne weiter und wünschen Ihnen und Ihrem Unternehmen alles Gute und weiterhin viel Erfolg."

LBS Baden-Württemberg wiederholt überzeugt von KIS

LBS wieder überzeugt von KIS

Die LBS Baden-Württemberg hat sich ein weiteres Mal von KIS überzeugen lassen. Folgend ein Auszug aus dem Referenzschreiben:


"Drei Jahre nach Umsetzung der Projekte Gebäudereinigung und Kopiersysteme können wir Ihnen mitteilen, dass der Service-Level in beiden Bereichen seither auf einem Niveau ist, der uns vollständig zufrieden stellt. Sowohl die Reinigungs- als auch Vervielfältigungsqualität sind hervorragend und die Koordination mit beiden Dienstleistern erfolgt stets reibungslos.
 
Dies ist umso erfreulicher, als wir in einem Projekt mit einem Ihrer Wettbewerber schlechte Erfahrungen gemacht hatten und der erneuten Zusammenarbeit mit einem Berater zunächst sehr skeptisch gegenüberstanden. Die KIS Expertenteams haben uns jedoch schnell von ihrer Kompetenz überzeugt.
 
Sehr gerne haben wir Sie nach Abschluss der beiden o. g. Projekte auch mit der Analyse der Bereiche Druckartikel sowie Wartungs- und Serviceverträge beauftragt. Während der Bereich Wartungs- und Serviceverträge derzeit bearbeitet wird, profitieren wir im Bereich Druckartikel bereits von beachtlichen Einsparungen in Höhe von über 30 % der bisherigen Kosten.
 
So unterstreichen wir an dieser Stelle nochmals unsere Aussage von vor drei Jahren: Wir können KIS uneingeschränkt weiterempfehlen."

Wir freuen uns, dass uns die LBS ein weiteres Mal ihr Vertrauen geschenkt hat.

Stadt Deggendorf optimiert Kosten

Kosten Senkung beim Genossenschaftsverband

Der in den zurückliegenden Jahren stetig erfolgte Ausbau der Kopier- und Druckgeräte in der Stadtverwaltung Deggendorf bot Anlass für eine Bestandsaufnahme mit dem Ziel einer Kostenoptimierung. In Kooperation mit der KIS wurden hier insbesondere bestehende Wartungsverträge, Konditionen bei Serviceleistungen und dem Kauf von Verbrauchsmaterial sowie Umfang und Leistungsfähigkeit der installierten Geräte geprüft.

Bereits die professionell begleitete Bestandserfassung durch die Firma KIS führte hier zu wesentlichen Erkenntnissen über Auslastung und laufende Kosten bei den einzelnen Geräten. Dieses Wissen ermöglicht bei künftigen Ausschreibungen eine klare Vorgabe hinsichtlich der erforderlichen Leistungsklasse von Geräten und verschafft einen klaren Überblick über die Spielräume bei den Wartungsverträgen der Lieferanten.

Aufgrund der positiven Zusammenarbeit wurde die Firma KIS in der Folgezeit auch mit der vergaberechtskonformen Ausschreibung von drei Multifunktionssystemen beauftragt. Da in allen Fällen bereits Kostenvoranschläge eingeholt waren, konnte die KIS nachweislich nicht nur deutlich günstigere Beschaffungskosten, sondern im Vergleich zu den bisherigen Konditionen auch günstigere Seitenpreise erzielen. Positiv ist ferner anzumerken, dass die Vergabe ausnahmslos an örtliche Lieferanten erfolgte und in einem Fall im Rahmen der verfügbaren Mittel auch ein bedarfsentsprechendes Gerät einer höheren Leistungsklasse beschafft werden konnte. Im Zuge der Vergabeverfahren wurden auch Zugeständnisse bei bereits bestehenden Wartungsverträgen verhandelt (z. B. gemeinsame Abrechnung verschiedener Geräte in einem Pool mit dem Vorteil der gegenseitigen Verrechnung von Mehr-/Minderkopien).

Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Deggendorf und der KIS war insgesamt sehr erfolgreich.

 

HWK Mannheim spart bei Kopier-/Drucksystemen ein

Kosten Senkung beim Genossenschaftsverband

Im Rahmen eines Beratungsauftrages war die KIS für uns mit der Optimierung der Kosten im Bereich Kopier-/Drucksysteme der Handwerkskammer Mannheim betraut.

Mit einer Bewertungsmatrix, bei der u. a. auch ökologische Aspekte Berücksichtigung fanden, erhielt das wirtschaftlichste Angebot den Zuschlag. Von der umfassenden Kenntnis von KIS profitierten sie ebenso bei der Vertragsgestaltung des neu abgeschlossenen Lieferantenvertrages.

Mit der neuen Lösung ist die HWK rundum zufrieden.

 

Fachhochschule Erfurt beauftrag KIS ein drittes Mal

Kosten Senkung beim Genossenschaftsverband

Bereits in den Jahren 2002 und 2007 beauftragte die FH Erfurt die KIS mit der Durchführung einer Ausschreibung für die Neubeschaffung von Kopier- und Drucksystemen.

Durch die Hilfe von KIS konnte die FH eine Einsparung von 30% erzielen.

Die Umstellung auf die neuen Systeme verlief reibungslos. Besonders positiv ausgewirkt haben sich die Vorschläge von KIS, die Leistungsfähigkeit der Systeme an einigen STandorten dem geänderten Kopierverhalten anzupassen.

Genossenschaftsverband spart ein

Kosten Senkung beim Genossenschaftsverband

Kostenoptimierung im Telekommunikationsbereich umgesetzt.

Für den Genossenschaftsverband e.V. optimierte KIS alle Bereiche der Telekommunikation. Im Rahmen umfassender Analysen und anschließender Optimierungsmaßnahmen gelang es den Technologie-Experten, eine ganzheitliche Kommunikationslösung für den
Genossenschaftsverband zu etablieren. Dadurch können zukünftig nicht nur immense Kosten eingespart, sondern auch Administrationsprozesse zwischen den insgesamt sieben Standorten des Genossenschaftsverbandes erheblich vereinfacht werden. Die Mitarbeiter profitieren in vielen Fällen von einer deutlichen Zeitersparnis.    

Nachdem sich der Genossenschaftsverband e.V. für eine Zusammenarbeit mit KIS entschieden hatte, gestalteten die Experten die operative Umsetzung sowie die Kommunikation mit dem Verband, dessen Verwaltung in Neu-Isenburg bei Frankfurt und
in Hannover ansässig sind. „Es ist uns wichtig unseren Kunden ganzheitliche Lösungen
anzubieten. Nur so ist es möglich, effektive Zeit- und Kosteneinsparungen zu erzielen“, so Harald Agel, KIS-Telekommunikations-Experte. „Daher haben wir für den Genossenschaftsverband sämtliche Bereiche der Telekommunikation analysiert und gezielt optimiert.“

Zu den Beratungsleistungen zählten das Aufzeigen von potentiellen Hardware-Lösungen,
die Planung der Kommunikation via Festnetz und Mobilfunk, die einheitliche Einrichtung großer Datenstrecken, aber auch verwaltungstechnische Hilfestellungen wie die Unterstützung bei Vertragsabschlüssen und Rechnungsprüfungen.

Nach der Erstellung eines Anforderungskatalogs und anschließender Ausschreibung mussten sich die eingegangenen Angebote einer intensiven technischen und betriebswirtschaftlichen Analyse der KIS-Technologieberater unterziehen. Der Genossenschaftsverband folgte den Empfehlungen und konnte folglich in allen Bereichen der Telekommunikation Kosten- und Aufwandsoptimierungen erzielen.

In diesem Rahmen wurden die vorhandenen, teils veralteten Insellösungen an den unterschiedlichen Standorten ausgemustert und schrittweise durch eine IP-fähige, zentral administrierbare Kommunikationslösung ersetzt. „Mit Hilfe der KIS-Experten ist es gelungen, die monatlichen Kosten externer Netzbetreiber in den Bereichen Festnetz und Mobilfunk deutlich zu reduzieren“, freut sich Burkhard Kaufhold, Abteilungsleiter IT beim Genossenschaftsverband e.V.. „Nach Ausschreibung und Neuverhandlung mit dem Anbieter für eine Standortvernetzung konnten die laufenden Kosten auch in diesem Bereich erheblich gesenkt werden“, bilanziert er die Beratungsleistung der Experten, die bereits 2003 für den Genossenschaftsverband in Frankfurt sechs Kostenbereiche optimierten. 2010, nach der Fusion mit dem Verband Nord, beauftragte der Verband KIS wiederholt mit der Optimierung diverser Kostenbereiche.

Ringfoto spart in den nächsten fünf Jahren 35,8% der bisherigen Vervielfältigungskosten.

Kosten Einsparung bei Ringfoto

Der von KIS empfohlene Anbieter Ricoh lieferte zwar lediglich das zweitgünstigste Angebot, überzeugte jedoch durch Qualität und Service. Die Empfehlung folgte dem Ansatz, den Preis nicht als einzigen Faktor zu berücksichtigen. Dank umweltverträglicherer Systeme wurde der Stromverbrauch der Geräte um 78% reduziert.

Außerdem produzieren die Geräte weniger Elektrosmog und Wärme, sind leiser und sondern weniger Feinstaub ab. Das kommt natürlich auch den Mitarbeitern zugute. Mit den Drucksystemen von Ricoh spart Ringfoto in den nächsten fünf Jahren über 100.000 Euro.

Ein weiteres Projekt bei Ringfoto:

Ringfoto senkt die Kosten seiner Druckartikel um rund 37%.

In vielen Fällen kann durch einen Anbieterwechsel eine immense Kostenersparnis erzielt werden. So betragen die Ausgaben für den Druck von Werbeplakaten für Ringfoto jetzt nur noch 40% des Vorpreises. Bei wöchentlich 950 Paketen, die Plakate, Aufkleber und Pappaufsteller enthalten, eine stolze Summe. Insgesamt spart Ringfoto dank der von KIS durchgeführten Neuausschreibung knapp 300.000 Euro im Jahr.

Medbo Regensburg spart bei den Versicherungen

Kosten Einsparung bei Medbo Regensburg

KIS überprüfte den Kostenbereich Versicherungen bei der Medizinische Einrichtungen des Bezirkes Oberpfalz. Ein Ziel dabei war es, die Arbeit des Versicherungsmaklers objektiv zu beurteilen, eventuelle Einsparpotentiale aufzuzeigen und gegebenenfalls bestehende Deckungslücken zu erkennen. Im Ergebnis konnten die Kosten, trotz bereits guter Konditionen, nochmals maßgeblich reduziert werden, ohne dass Einbußen bei der Versicherungsleistung entstanden sind.

WWK Lenbensversicherung a.G. schrieb 97 Kopiersysteme aus

Kosten Einsparung bei WWK

Die WWK Lebensversicherung a.G. aus München schrieb 2009 97 Kopierstysteme aus und bat die KIS Experten um ihre Unterstützung. Dank festgelegter Kriterien und einer neutralen Bewertungsmatrix, konnten verbesserte Vertragsinhalte und Einsparpotenziale generiert werden. Durch eine vielfältige Angebotsauswertung wurde für die WWK eine hervorragende Basis geschaffen, um die wirtschaftlich beste Entscheidung zu treffen.

Stadt Celle beschafft sich neue MFP

Kosten Einsparung bei der Stadt Celle

Die KIS-Experten begleiteten die Stadt Celle bei Beschaffung neuer Druck- und Multifunktionssysteme für die Hausdruckerei, die Verwaltung sowie Schulen und Kitas.

In den einzelnen Projektphasen haben wir die Ist-Situation bewertet, den zukünftigen Bedarf in Absprache mit den Verantwortlichen der Stadt Celle ermittelt, die Ausschreibung im offenen Verfahren nach VOL/A vorbereitet und durchgeführt und schließlich für jedes der drei Lose eine klare Vergabeempfehlung ausgesprochen.

Die Stadt Celle verfügt nun über einen auf ihren Bedarf abgestimmten Systempark mit über 200 Druckern und Multifunktionssystemen für den sich der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert hat.

Landschaftsverband Rheinland, Köln vertraut uns regelmäßig

Kosten Einsparung beim Landschaftsverband Rheinland

In den Jahren 2004, 2009, 2011 und 2013 haben die KIS-Experten den Landschaftsverband Rheinland bei der Ausschreibung der Kopier- und Drucktechnik unterstützt. Der LVR ist der regionale Kommunalverband der rheinischen Städte und Kreise und somit der größte öffentliche Arbeitgeber in Nordrhein-Westfalen.

Als neutraler Berater informierten Sie uns umfassend über die aktuellen technischen Möglichkeiten, definierten gemeinsam mit den Projektverantwortlichen den Bedarf und unterstützten die uns bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen.

Die Stadt Maintal führt Ausschreibung für Kopier- und Drucklösungen durch

Kosten Senkung bei der Stadt Maintal

In den Jahren 1998, 2002 und in 2010 hat die Stadt Maintal mit den KIS-Experten die Ausschreibung der Kopier-/Drucksysteme durchgeführt.

Als neutraler Berater informierten Sie uns umfassend über die aktuellen technischen Möglichkeiten, definierten gemeinsam mit den Projektverantwortlichen den Bedarf und leiteten die VOL/A-Ausschreibung. Von unseren umfassenden Kenntnissen des Marktes profitierte die Stadt Maintal insbesondere bei den neuen Systemen für die Hausdruckerei. Durch die Vergabe konnten signifikante Einsparungen erreicht werden – ein Ergebnis, das ohne die KIS-Experten nicht erzielt realisierbar gewesen wäre.

AWO Chemnitz reduziert Mietkosten der Kopiersysteme

Kosten Einsparung bei AWO Chemnitz

Die Arbeiterwohlfahrt Chemnitz beauftragte die KIS mit der Analyse und Optimierung der laufenden Kosten für die Kopiersysteme in den Lokationen sowie der Hauptverwaltung. Zielsetzung war neben der Kostenoptimierung ein effizienter Einsatz von Systemen der Informationsvervielfältigung und eine strategische Ausrichtung der eingesetzten Kopiersysteme. Trotz erweitertem Systemumfang ist es gelungen, die Mietkosten erheblich zu reduzieren und dies bei gleichem Servicelevel und unter Berücksichtigung der strategischen Ziele.

Die IHK Würzburg-Schweinfurt beauftragt die KIS GmbH erneut.

Kosten Einsparung bei der IHK Würzburg-Schweinfurt

Ende 2011 stand die Neubeschaffung von 45 Druck- und Multifunktionssystemen (MFP) bei der IHK Würzburg an. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit KIS bei der zurückliegenden Ausschreibung beauftragten sie uns erneut mit der Ausschreibung, nun erstmals im offenen Verfahren gemäß VOL/A. Trotz der deutlich verbesserten Systemausstattung und dem verstärkten Software-Einsatz gelang es den KIS-Experten, auch durch diese Vergabe wieder hohe Einsparungen zu erzielen. Einen bedeutenden Grund hierfür sind unsere guten Marktkenntnisse und unsere Erfahrung bei der Definition realisierbarer Systemanforderungen. Durch umfangreiche neue Software-Tools wird die Administration und Budgetkontrolle komfortabel gesteuert.

Die LBS Nord spart 22% der Mietkosten für ihre Etagendrucker.

Kosten Senkung bei der LBS Nord

Durch die Erstellung einer individuellen Bewertungsmatrix durch KIS konnten die Mitarbeiter der LBS die infrage kommenden Geräte ganz einfach selbst bewerten und zusätzliche Punkte wie Energieverbrauch, Geräuschemissionen und Druckgeschwindigkeit mit einfließen lassen. Als weitere Kriterien galten Druckqualität und Serviceangebot, das einen All-in-Wartungsvertrag beinhalten sollte. Am Ende fiel die Wahl auf den klaren Favoriten.

Der Fußballclub Werder Bremen spart bei seinen Druckerzeugnissen über 66.000 Euro im Jahr.

Kosten Einsparung bei Werder Bremen

Obwohl die Auflage des „Werder Magazins“ von einer Million Exemplaren sogar noch erhöht wurde, spart der Verein beim Druck des Heftes und anderer Merchandisingartikel 12% der bisherigen Kosten. Durch erfolgreiche Neuverhandlungen mit dem bestehenden Lieferanten konnte die Kostenersparnis bei gleichzeitiger Qualitätssteigerung durch die Verwendung höherwertiger Technik realisiert werden.